Datenschutzhinweise
Informationen nach Art. 13, 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Rahmen von Bewerbungsverfahren
Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Die OS Datensysteme GmbH nimmt das Thema Datenschutz sehr ernst. Der Schutz und die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten hat für uns eine sehr hohe Priorität. Nachfolgend informieren wir Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung gemäß der DS-GVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist die
OS Datensysteme GmbH
Am Erlengraben 5
76275 Ettlingen
Telefon: +49 (0)7243 509-0
Telefax: +49 (0)7243 509-200
E-Mail: info@osd.de
Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:
Creditreform Compliance Services GmbH
Tel. 02131 / 109 1089
Hammfelddamm 13; 41460 Neuss
datenschutz@osd.de
Aus welchen Quellen beziehen wir Ihre Daten?
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten für das Bewerbungsverhältnis aus unterschiedlichen Quellen, um ihre Eignung festzustellen.
- Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Wir verarbeiten zunächst personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen. Dies gilt insbesondere für Ihre Bewerbungsunterlagen.
- Von Dritten erhobene Daten: Wir verarbeiten zudem – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (z. B. einer Stellenvermittlung) auf datenschutzrechtlich zulässige Weise erhalten haben.
- Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. soziale oder berufliche Netzwerke) zulässigerweise gewonnen haben, soweit dies zur Feststellung Ihrer Eignung zur Besetzung der offenen Stellen im Bewerbungsverfahren erforderlich ist.
Welche Daten bzw. Datenkategorien werden wir verarbeiten?
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Feststellung Ihrer Eignung zur Besetzung der offenen Stellen erforderlich ist. Diese Datenverarbeitungen können unter anderem die folgenden Daten bzw. Datenkategorien betreffen:
- Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Privatanschrift, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit
- Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z.B. Angaben zu Schul- und Studienabschlüssen, berufliche Erfahrung und Kompetenzen und Leistungsbeurteilungen
- Sonstige Bewerbungsunterlagen, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie etwa Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Lebensläufe, Führerscheinklasse, Passbilder oder sonstige Informationen, z.B. Bezug auf Hobbys oder ehrenamtliches Engagement
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Beifügung eines Fotos, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten.
Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir werden Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nur verarbeiten, soweit eine anwendbare Rechtsvorschrift dies erlaubt, also aufgrund der Bestimmungen der DS-GVO, des BDSG sowie sonstiger anwendbaren Rechtsvorschriften, wie z. B. des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Dabei werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen stützen:
- Für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
- Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
- Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO)
- Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
An welche Stellen werden meine Daten übermittelt?
Innerhalb der Gesellschaft erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Dazu zählen Mitarbeiter der Personalabteilung und der Fachbereiche, in denen eine offene Stelle besetzt werden soll. Zudem werden wir in Einzelfällen Dienstleister einsetzen, die in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen zu den zuvor genannten Zwecken Daten verarbeiten können. Bei jeder Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger, die diese Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden wir vertraglich sicherstellen, dass Ihre Daten im Einklang mit allen anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften übermittelt, geschützt und verarbeitet werden.
Wie lange werden wir Ihre Daten speichern?
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere Art. 17 DS-GVO speichern.
- Speicherung während des Bewerbungsverfahrens: Soweit erforderlich, werden wir Ihre Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses speichern.
- Bei Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses: Sollten wir im Anschluss an das Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen, werden wir Ihre Daten in die Personalakte überführen und danach solange speichern, wie gesetzlich vorgeschrieben.
- Bei Ablehnung Ihrer Bewerbung: Sollte kein Beschäftigungsverhältnis zwischen uns und Ihnen zustande kommen, endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage. Wir behalten uns vor dem Hintergrund des § 61 Abs. 1 ArbGG i. V. m. § 15 AGG vor, die Daten für bis zu sechs Monate nach Absage aufzubewahren.
- Speicherung aufgrund berechtigter Interessen: Unter Umständen werden wir Ihre Daten auch für die Dauer der gesetzlichen Verjährung gemäß den §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) aufbewahren.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
Welche Rechte habe ich als Betroffener?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Recht auf Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten.
Recht auf Widerruf: Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dies gilt auch dann, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift:
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
FAX: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Um entscheiden zu können, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen wollen, benötigen wir die vorstehend genannten personenbezogenen Daten. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen. Eine Rechtspflicht zur Bereitstellung dieser Daten besteht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens jedoch nicht.