Wenn Ihr Unternehmen den Sitz in Deutschland hat, unterliegen Sie im Bereich Business-to-Business-Bereich ab Januar 2025 der E-Rechnungspflicht. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet worden ist, und soll dazu beitragen, den Steuerbetrug EU-weit zu reduzieren und das europäische Mehrwertsteuersystem zu verbessern.
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Auswirkungen die E-Rechnungspflicht auf Handwerksbetriebe aus dem Holzhandwerk bedeutet.
Als Rechnungssteller im Bereich Business-to-Government (B2G) müssen Sie bereits heute Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0) über Online-Portale einreichen. Dies gilt für alle Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene sowie bestimmte Bundesländer gerichtet sind, sofern die Rechnungssumme über 1.000 Euro überschreitet.
Ab dem 1.1.2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Allerdings existieren verschiedene Fristen, bis die Anforderungen umgesetzt sein müssen.
Ab dem 1. Januar müssen 2025 alle Rechnungen, die im Bereich B2B (Business-to-Business) an inländische Unternehmen verschickt werden sollen, rein elektronisch erstellet werden. Dank einer schrittweisen Übergangsphase dürfen die heute typischen Rechnungsarten wie z. B. Papierrechnungen oder digital als PDF-Dokument trotzdem noch genutzt werden. Spätestens ab 2028 erfolgt der Austausch zwischen Unternehmen ausschließlich digital – per E-Rechnungen, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Im B2B-Bereich werden Papierrechnungen so komplett ersetzt.
Ab dem 1.1.2025 gilt die Pflicht für in Deutschland ansässige Unternehmen, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen zu müssen und zu verarbeiten.
Sie möchten sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten? Dann lassen Sie sich doch von unserem Team beraten!
Die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) erfüllen aktuell die CEN-Norm EN 16931 und gelten als konforme E-Rechnungsformate. Diese nutzen strukturierte XML-Datensätze, die an Rechnungsempfänger digital übermittelt und maschinell ausgelesen werden können. Die typischen Pflichtangaben, die in eine Rechnung gehören, werden natürlich auch in der E-Rechnung berücksichtigt. Die XRechnung enthält zudem weitere Angaben, etwa die sogenannte Leitweg-ID oder eine Lieferantennummer. Die Leitweg-ID ist notwendig, um den Rechnungsempfänger (derzeit nur öffentliche Auftraggeber im B2G) eindeutig zu identifizieren.
Während die XRechnung ausschließlich als XML-Format nur per Software ausgelesen werden kann, ist ZUGFeRD ein hybrides Format. Das bedeutet, das ZUGFeRD eine bildliche Komponente für den menschlichen Anwender und einen strukturierten XML-Datensatz zum maschinellen Auslesen besitzt.
Für Sie wichtig: Standard-PDF-Rechnungen (ohne strukturierten Datensatz), Word-Dokumente, Excel-Dateien oder Bilddateien von eingescannten Papierrechnungen gelten nach angepasster Definition des Gesetzgebers nicht als E-Rechnung. Diese Formate, nicht den geforderten Normen entsprechen und daher auch nicht maschinell ausgelesen werden können, fallen nun in die Kategorie „Sonstige Rechnungen“.
Ab 2028 sind diese Dateien – und Papierrechnungen(!) – gar nicht mehr zulässig, wenn Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen ausgetauscht werden.
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Mehr InformationenTatsächlich gibt es über Online-Portale die Möglichkeiten, sowohl ZUGFeRD-Rechnungen als auch XRechnungen zu erstellen. Der Funktionsumfang und die Gestaltungsmöglichkeiten sind bei solchen Angeboten aber meist stark limitiert. Durch die händische Eingabe der Daten erhöht sich bei dieser Methode außerdem die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Haben Sie dagegen eine passende Büro- oder Branchensoftware im Einsatz, können Sie jederzeit und mühelos Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD- Format generieren – ganz automatisch. OSD-Anwender können beispielsweise auf dem üblichen Weg ihre Rechnung erstellen, während der strukturierte XML-Datensatz im Hintergrund entsteht und versendet werden kann.
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E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang digital archiviert werden und können nicht durch einen Papierausdruck ersetzt werden. Denn Unternehmen müssen bei E-Rechnungen zwingend die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Auch hier erleichtert der Einsatz einer entsprechenden Software den Geschäftsalltag ungemein.
Dank OSD und den passenden Erweiterungen können Sie schon heute XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen sowie E-Rechnungen in die Branchensoftware zur Weiterverarbeitung importieren.
Handeln Sie schon heute und stellen Sie die weichen auf eine erfolgreiche Zukunft. Setzen Sie auf die Software-Möglichkeiten von OSD!
Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und zum Zeitpunkt der Entstehung des Textes als korrekt erachtet. Für den Inhalt übernehmen wir jedoch weder Haftung noch Garantie. Bitte informieren Sie sich auch bei anderen Stellen über das beschriebene Thema und treffen Sie die Entscheidungen nicht allein auf Basis dieses Beitrages. Eventuell im Text vorhandene Wertungen sind als persönliche Meinungsäußerungen zu verstehen. Beachte weiterhin: Die Craftview Software GmbH darf und kann keine Rechts- und Steuerberatung leisten.
Rainer Schüller & Johannes Funk
Schreinerei Schüller
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