OSD-dokuPRO

OSD-dokuPRO (DMS) = Dokumenten-Management-System

Das Dokumenten-Management-System OSD-dokuPRO bringt Ordnung in ihr Büro, beschleunigt und automatisiert Arbeitsprozesse. Belege (wie Angebote, Rechnungen etc.), Dokumente aus dem OSD-Branchenprogramm, E-Mails und andere wichtige Informationen werden revisionssicher und platzsparend archiviert. In Papierform vorliegende Dokumente, wie die Eingangspost, lassen sich scannen und ebenfalls - inklusive wichtiger Schlagworte für das schnelle wieder Auffinden des Dokuments – archivieren.

Bei Textdokumenten werden Schlagworte entweder automatisch generiert oder sie lassen sich manuell als Metatext eingeben bzw. ergänzen. Die Besonderheit an OSD-dokuPRO ist die “Volltextverschlagwortung“, d.h. jeder Begriff im Dokument (z.B. Text, Plz., Kunden-Nr., Rechnungs-Nr. etc.) wird automatisch in einer Datenbank abgelegt und kann somit auch wieder über einen oder mehrere Suchbegriffe aus dem Beleg gefunden werden. Mit OSD-dokuPRO ist zusätzlich der Aufbau einer betriebsspezifischen Wissensdatenbank möglich. Zum Programmumfang gehört außerdem ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, das Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützt sowie eine umfangreiche Suchfunktion, die Dokumente blitzschnell und gezielt wiederfindet.

Vorteile eines DMS

Sichere und effektive Kontrolle der Daten
Informationen stehen vollständig und aktuell dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden
Ständige Verfügbarkeit von Informationen macht eine zeitaufwendige Suche überflüssig
Unmittelbare Beantwortung von Kundenfragen durch schnelles Wiederfinden von Dokumenten
Alle Informationen liegen digital vor und werden innerhalb eines einzigen Mediums (PC) recherchiert
Such- und Liegezeiten von Vorgängen entfallen
Alle Dokumente sind wieder verwendbar
Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
Erfüllt die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Gewährleistet die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Zugriffsberechtigungen gewährleisten Informationssicherheit und Datenschutz
Historienverwaltung der Dokumente